Ultimativer Leitfaden zum Schreiben von Weihnachtsdankesbriefen und -umschlägen in großen Mengen mit der automatischen Handschriftmaschine iAuto

In diesem Leitfaden führen wir Sie durch den Prozess der Verwendung der automatischen Schreibmaschine iAuto zum Stapelschreiben personalisierter Weihnachtsdankesbriefe und -umschläge. Egal, ob Sie festliche Grüße an Kunden, Partner oder Freunde senden, iAuto macht es einfach, den Prozess zu rationalisieren. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Dankesbriefvorlage vorbereiten, die erforderlichen Daten generieren und die Briefe und Umschläge für mehrere Empfänger in einem Durchgang drucken. Mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen können Sie professionell aussehende, individuell geschriebene Karten und Umschläge erstellen, was Ihnen Zeit spart und gleichzeitig eine persönliche Note verleiht.

Wenn Sie nach der Installation der Software einen Mac zur Steuerung der Maschine verwenden, stellen Sie bitte sicher, dass Sie die App bereits gemäß diesem Leitfaden autorisiert haben:

• Doppelklicken Sie auf das Installationsprogramm UUNA_KAT-3.8.4.pkg.
• Öffnen Sie das Terminal, geben Sie [sudo chmod -R 777 /Applications/UUNA_KAT.app] ein und drücken Sie die Eingabetaste. Sie werden aufgefordert, Ihr Computerkennwort einzugeben. Geben Sie das Kennwort ein (bei der Aufforderung zur Eingabe des Kennworts sind auf dem Terminal keine Zeichen zu sehen) und drücken Sie die Eingabetaste.
• Wenn eine Fehlermeldung angezeigt wird, dass die App nicht gefunden werden kann, handelt es sich möglicherweise nicht um das Terminal, das unter dem aktuellen Ordner geöffnet wurde. Sie können den Ordner auswählen, in dem sich die App befindet, mit der rechten Maustaste klicken und „Neues Terminal im Ordner“ auswählen, um das Terminal erneut zu öffnen.

Teil 1: Vorbereiten der Vorlage für den Weihnachtsdankesbrief

1. Kopieren Sie den Inhalt des Dankesbriefs in ein Excel-Tabellenblatt und markieren Sie die Kundendaten wie Name, Unternehmen und Adresse deutlich in separaten Abschnitten, damit Sie sie später leicht extrahieren können.

2. Öffnen Sie die Kundeninformationsdatei, ordnen Sie die Daten in der Reihenfolge an, in der sie im Brief erscheinen, und fügen Sie sie nach dem Briefinhalt in dasselbe Tabellenblatt ein.

3. Teilen Sie den Briefinhalt wie im Beispiel gezeigt nach Kundeninformationsfeldern wie Name, Unternehmen und Adresse auf und fügen Sie jeden Abschnitt in separate Spalten ein. Kopieren Sie dann den Inhalt jeder Spalte, um die anderen Zeilen entsprechend zu füllen.

Wichtige Hinweise:

Achten Sie darauf, dass Leerzeichen, Satzzeichen und Formatierung genau so beibehalten werden, wie sie im Originalbrief erscheinen.
Das Aussehen in Excel wird direkt in der endgültigen Vorlage wiedergegeben.

4. Löschen Sie die Kopfzeile und die erste Spalte (Inhalt) und speichern Sie die Datei dann unter einem neuen Namen.

5. Öffnen Sie iAuto und wechseln Sie in den Tabellenmodus. Erstellen Sie eine neue Papiergröße, die zu Ihrem Briefpapier passt.

Wenn die Standardgrößen nicht passen, können Sie manuell eine benutzerdefinierte Größe hinzufügen.

6. Fügen Sie zwei Textfelder hinzu: eines für die Anrede, das andere für den Brieftext und die Unterschrift.

Passen Sie Größe, Position, Schriftstil und andere Formatierungen nach Bedarf an.
Stellen Sie sicher, dass auf allen Seiten mindestens ein Rand von 0,5 cm vorhanden ist, damit der Inhalt nicht abgeschnitten wird.
Stellen Sie sicher, dass mindestens ein Rand von 0,5 cm vorhanden ist.

7. Binden Sie den Inhalt an die Textfelder:
Wählen Sie das erste Textfeld aus, öffnen Sie das Attributfenster und klicken Sie auf die Schaltfläche „Binden“. 

Geben Sie in der Bindungsschnittstelle A1+B1+C1 ein (entspricht [Sehr geehrter Herr/Frau] + [Name des Kunden] + [,] aus Excel).

8. Binden Sie das zweite Textfeld mit dem Brieftext mit D1+E1+F1+G1+H1.

Dadurch wird der Brieftext eingefügt. Stellen Sie erneut sicher, dass die Formatierung konsistent ist.
Speichern Sie die Datei als Vorlage für die zukünftige Verwendung.

Teil 2: Massenschreiben der Weihnachtsdankesbriefe

Verknüpfen Sie die Kundeninformationsdatei mit der Vorlage:
Klicken Sie auf „Batch Application Data“ und wählen Sie die dritte Option. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die richtige Datei zu verknüpfen.

Verwenden Sie die Datei unbedingt ohne Kopfzeile.

Nach der Verknüpfung wird in einem Popup-Fenster bestätigt, wie viele Seiten generiert wurden.

Zeigen Sie eine Vorschau der Seiten an, indem Sie auf die Seitenzahlen klicken, und prüfen Sie, ob der gesamte Inhalt richtig angezeigt wird.

Tipp: Identifizieren Sie die Zeile mit dem längsten Inhalt und überprüfen Sie, ob dieser richtig angezeigt wird (z. B. überprüfen Sie Seite 2, wenn Zeile 2 die längste ist). Passen Sie bei Bedarf die Größe oder Formatierung des Textfelds an.

Generieren Sie die G-Code-Datei für alle Seiten, indem Sie im Abschnitt „Schreiben“ auf „Alle“ klicken.

Klicken Sie auf „Schreiben“, um mit dem Schreiben der Briefe zu beginnen.

Hier sind die Ergebnisse.
Hinweis: Die roten Linien wurden nachträglich manuell gezeichnet, um die Unterscheidung zwischen den verschiedenen Abschnitten des Inhalts zu erleichtern.

Teil 3: Vorlage für Weihnachts-Dankesbriefumschlag vorbereiten

1. Bereiten Sie ähnlich wie beim Brief eine zweispaltige Datei in Excel vor und speichern Sie die Datei lokal.
Spalte 1: Name des Kunden
Spalte 2: Adresse des Kunden

2. Erstellen Sie in der iAuto-Software ein neues Papierformat passend zu Ihrem Umschlag. Fügen Sie drei Textfelder hinzu:
Eines für die Absenderinformationen (statisch).
Zwei für den Namen und die Adresse des Empfängers.

3. Binden Sie die Textfelder:
Binden Sie das zweite Feld an den Namen des Empfängers.
Binden Sie das dritte Feld an die Adresse des Empfängers.

4. Verknüpfen Sie die Kundeninformationsdatei mit der Vorlage, ähnlich wie beim Brief.

5. Zeigen Sie eine Vorschau jeder Seite an, um sicherzustellen, dass alle Details richtig angezeigt werden, insbesondere bei längeren Adressen.

6. Erstellen Sie nach der Überprüfung die G-Code-Dateien für alle Umschläge und starten Sie den Schreibvorgang, indem Sie auf „Alle“ und dann auf „Schreiben“ klicken.

7. Endergebnisse

Teil 4: Besondere Überlegungen für Weihnachts-Dankesbriefumschläge

1. Wenn der Umschlag beim Schreiben klemmt, ist er möglicherweise zu dick. Messen Sie die Größe des aufgefalteten Umschlags und die Breite der Verschlussklappe.

2. Erstellen Sie in der iAuto-Software eine neue Umschlagvorlage basierend auf den aufgefalteten Abmessungen.

3. Lassen Sie beim Platzieren von Textfeldern genügend Platz für die Klappe – dieser Bereich sollte leer bleiben.

4. Um Papierstaus während des Schreibvorgangs zu vermeiden, drehen Sie den Umschlag um 90 Grad und schreiben Sie vertikal: Nachdem Sie die Umschlagvorlage eingerichtet haben, klicken Sie unten in der Software auf die Schaltfläche „Um 90° drehen“.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Um 90° drehen“ Achten Sie beim Platzieren des Umschlags darauf, dass sich die Klappe links befindet und die Vorderseite nach oben zeigt, bevor Sie ihn in iAuto laden.

5. Überprüfen Sie die Ergebnisse.

Zusammenfassung

Wenn Sie die in diesem Handbuch beschriebenen Schritte befolgen, können Sie mit iAuto die Erstellung personalisierter Weihnachts-Dankesbriefe und -Umschläge effizient automatisieren. Von der Vorbereitung der Briefvorlage und der Verknüpfung mit Kundeninformationen bis hin zur Anpassung der Umschlageinstellungen für optimale Ergebnisse stellt dieser Prozess sicher, dass jeder Empfänger eine schön geschriebene Nachricht und einen Umschlag erhält. Darüber hinaus haben wir wichtige Tipps zur Behebung potenzieller Probleme wie Umschlagstaus gegeben. Jetzt können Sie mit iAuto Ihre Weihnachtskorrespondenz ganz einfach abwickeln und gleichzeitig sicherstellen, dass jedes Detail perfekt ausgeführt wird.