Wie Aphesis mit der UUNA TEK® iAuto Plus Handschriftmaschine eine Öffnungsrate von bis zu 60 % erreichte

Verfasst von: Casey Avery

Die Welt wird immer automatisierter, digitaler und unpersönlicher. Das war schon vor dem Aufkommen von KI so – heute scheint dieser Trend überall präsent zu sein.

Es gibt inzwischen Tools, mit denen sich Tausende E-Mails innerhalb weniger Minuten personalisieren lassen. Im Posteingang sehen viele Nachrichten so aus, als wären sie speziell für den Empfänger geschrieben worden, obwohl man weiß, dass sie wahrscheinlich automatisiert erstellt wurden.

Warum wir uns für die Maschine entschieden haben

Wir sind eine kleine gemeinnützige Organisation namens Aphesis. Aber eines möchte ich gleich vorweg sagen: Ich denke, dass diese Maschine für Unternehmen mindestens genauso nützlich sein kann – vielleicht sogar noch nützlicher.

Wenn Sie personalisierte Direktmailings, B2B-Kommunikation, Kundendanksagungen, Verkaufsbriefe, Immobilien-Mailings, Spenderkommunikation, hochwertige Geschäftsanfragen, Onboarding, Weihnachtsbriefe oder andere Sendungen durchführen, bei denen es entscheidend ist, dass jemand den Umschlag tatsächlich öffnet, ist diese Maschine wirklich beeindruckend.

Eines unserer wichtigsten Ziele war es, Tausende von Unternehmen per Direktmailing zu erreichen. Gleichzeitig versenden wir regelmäßig Informationen an Kirchen, Spender, freiwillige Helfer und andere Personen aus unserem Netzwerk.

Das eigentliche Problem war die Menge

50 Umschläge von Hand beschriften? Kein Problem. 200? Schon ziemlich lästig. 1.000? Wahrscheinlich kaum machbar.

4.000 Umschläge von Hand schreiben? Das können Sie vergessen.

Theoretisch könnten wir Freiwillige organisieren, große Stapel von Umschlägen in einem Raum verteilen und alle mit dem Schreiben beginnen lassen. Aber selbst dann würde es sehr lange dauern. Bei 10 freiwilligen Helfern wären es immer noch Hunderte von Umschlägen pro Person. Dazu kommen die Organisation der Sendungen, die richtige Reihenfolge der Adressen, die Lesbarkeit der Handschrift und der Versuch, eine einigermaßen gleichbleibende Qualität zu gewährleisten.

Bei dem von uns gewünschten Volumen war das einfach nicht realistisch.

Vor der iAuto haben wir bedruckte Umschläge, Etiketten und handschriftähnliche Schriftarten mit einem normalen Drucker verwendet. Einige davon sahen durchaus ordentlich aus. Trotzdem sahen sie letztlich gedruckt aus.

Bei der UUNA TEK® iAuto Plus Handschriftmaschine ist das anders, weil ein echter Stift tatsächlich das Papier berührt. Das macht einen größeren Unterschied, als ich zunächst erwartet hatte.

Wofür wir die Maschine tatsächlich eingesetzt haben

Wir haben die Maschine seit etwa 7 Monaten und inzwischen mehr als 10.000 Sendungen damit verarbeitet – was schon ziemlich erstaunlich ist.

• Beschriftung von Umschlägen
• Personalisierte Karten
• Direktmailings
• Geschäftliche Kontaktaufnahme
• Kommunikation mit Kirchen
• Spenderkommunikation
• Informationen für freiwillige Helfer
• Fundraising
• Dankeskarten

Und wir entdecken immer wieder neue Einsatzmöglichkeiten.

Ein großer Teil unseres Volumens bestand aus #10-Umschlägen. Allein davon haben wir ungefähr 7.000 Stück beschriftet.

Wir haben uns für die iAuto Plus entschieden, weil sie eine größere Kapazität bietet. Je nachdem, was wir schreiben, müssen wir das System normalerweise alle 25 bis 60 Minuten nachfüllen.

Nein, man lädt also nicht 5.000 Umschläge ein, geht nach Hause und kommt am nächsten Morgen zurück. Gleichzeitig sitzt man aber auch nicht selbst stundenlang da und schreibt jeden Umschlag von Hand.

Man legt das Material ein, lässt die Maschine arbeiten, kümmert sich währenddessen um andere Aufgaben und kommt zurück, wenn neues Material benötigt wird. Für uns ist das ein enormer Vorteil.

Eine meiner Lieblingsanwendungen: personalisierte Karten

Das ist bisher wahrscheinlich meine liebste Anwendung. Eigentlich ganz sicher.

Wir kaufen leere Grußkarten, die für den Drucker geeignet sind, drucken unser eigenes Design darauf und verwenden anschließend die iAuto, um die persönliche Nachricht sowie die Adresse auf Karte und Umschlag zu schreiben.

Das sind die Karten, die wir genau dafür verwenden:

• Desktop Supplies – 5 x 7 blank white matte greeting cards

Und diese A7-Umschläge verwenden wir:

• Amazon – Winlyn A7 invitation envelopes

Unser Ablauf sieht im Grunde so aus:

1. Leere Grußkarten kaufen.
2. A7-Umschläge kaufen.
3. Das Design auf die Karten drucken.
4. Die iAuto mit Mail Merge einrichten.
5. Die personalisierten Karten und Umschläge beschriften lassen.
6. Die Sendungen verschicken.

Die Kosten sind ziemlich interessant, wenn man sie mit der Bezahlung einer Person für das manuelle Beschriften oder mit professionellen Dienstleistungen vergleicht.

Ungefähr 150 US-Dollar für 1.000 Karten, 58 US-Dollar für die Umschläge, etwa 80 US-Dollar für den Druck bei ungefähr acht Cent pro Druckvorgang und anschließend noch ein paar Pilot-G2-Stifte. Damit liegen die Kosten für 1.000 personalisierte Karten bei ungefähr 300 US-Dollar, noch vor dem Porto.

Versuchen Sie einmal, 1.000 Karten selbst von Hand zu beschriften. Im Ernst. Selbst wenn Sie alle paar Minuten eine Karte schaffen würden, würde das unglaublich viel Zeit kosten.

Sieht es wirklich wie echte Handschrift aus? Die tatsächlichen Ergebnisse

Ja. Man kann den Unterschied tatsächlich kaum erkennen.

Eine Sache würde ich auf jeden Fall empfehlen: Lassen Sie Ihre eigene Handschrift in eine Schriftart umwandeln. Und ehrlich gesagt kann eine etwas unordentlichere Handschrift sogar besser funktionieren.

Wenn eine Handschrift zu perfekt aussieht, beginnt sie fast wieder wie eine normale Schriftart zu wirken. Echte Handschrift weist kleine Unregelmäßigkeiten auf. Genau diese kleinen Unterschiede machen sie glaubwürdig.

Wenn die Ausgabe wie die eigene Handschrift aussieht und ein echter Stift die Tinte direkt auf den Umschlag oder die Karte bringt, wirkt das Ergebnis unglaublich überzeugend.

Wir haben die Ergebnisse bei einer 2.000-teiligen Direktmailing-Kampagne verfolgt und dabei bedruckte Umschläge mit Umschlägen verglichen, die mit der iAuto und einem echten Stift beschriftet wurden.

In einer Welt, in der jeder um Aufmerksamkeit im E-Mail-Postfach kämpft, wirkt ein handschriftlich beschrifteter Umschlag völlig anders. Der Anstieg der Antwortquote um das Vierfache hat die Anschaffungskosten der Maschine für uns bereits mit dem zweiten Durchlauf wieder ausgeglichen.

Für personalisierte Direktmailings ist genau dieser persönliche Eindruck entscheidend: Ein echter Stift hinterlässt einen anderen Eindruck als ein gewöhnlicher Drucker.

Zuverlässigkeit und Wartung nach mehr als 10.000 Sendungen

Wenn eine Maschine so intensiv eingesetzt wird, erwartet man irgendwann Probleme. Nach mehr als 10.000 verarbeiteten Sendungen sah es bei der Hardware tatsächlich so aus:

• Papierstaus und Zuführzuverlässigkeit: Fehlzuführungen sind überraschend selten – ungefähr 1 bis 1,5 % – und treten fast immer bei sehr strukturiertem Karton oder verformten Umschlägen auf. Wenn die Zuführrollen sauber gehalten werden, läuft die Maschine zuverlässig.
• Verschleiß und Wartung: Nach 7 Monaten mussten wir noch kein einziges wichtiges mechanisches Bauteil austauschen. Abgesehen vom Abwischen der Schienen und dem Wechseln der Stifte war der Wartungsaufwand praktisch gleich null.

Die Lernkurve

Ich mag diese Maschine wirklich, aber sie ist nicht vollständig Plug-and-Play.

Die Maschine selbst ist sehr solide gebaut. Sie fühlt sich hochwertig an, funktioniert gut und die fertige Schrift sieht beeindruckend aus. Die Einrichtung kann jedoch manchmal etwas frustrierend sein.

Mail Merge erfordert etwas Einarbeitung. Unterschiedliche Umschläge und Karten verhalten sich teilweise unterschiedlich. Man muss herausfinden, welche Abstände, Ränder und Schriftarten funktionieren und wie sich die jeweiligen Materialien durch die Maschine bewegen.

Die Software erledigt die notwendigen Aufgaben, aber ich würde mir wünschen, dass die gesamte Bedienung intuitiver wäre. Ich bin technisch ziemlich versiert und hatte trotzdem eine Lernkurve.

Am hilfreichsten waren für mich YouTube-Videos anderer Nutzer, die Facebook-Gruppe der Besitzer und der Support von UUNA TEK. Der Support war schnell und hilfreich, wenn wir ihn benötigt haben.

Mein wichtigster Tipp lautet: Fangen Sie klein an.

Machen Sie Ihr erstes Projekt NICHT mit 5.000 Stück. Wirklich nicht.

Beginnen Sie mit 25 Stück. Danach können Sie 100 Stück ausprobieren. Finden Sie heraus, welcher Stift, welche Schriftart, welche Umschläge, welcher Karton, welche Ränder und welche Mail-Merge-Einstellungen für Ihr Projekt am besten funktionieren.

Sobald die Einrichtung funktioniert, arbeitet die Maschine sehr gut.

Würde ich sie wieder kaufen?

Absolut.

Manchmal kann die Einrichtung frustrierend sein, aber die Maschine ist wirklich sehr gut. Sie funktioniert zuverlässig, ist solide gebaut und die Qualität der Handschrift ist ehrlich gesagt beeindruckend.

Für uns liegt der größte Nutzen nicht nur darin, Zeit zu sparen. Die Maschine macht Projekte möglich, die ansonsten nahezu unmöglich wären.

Wir würden unsere freiwilligen Helfer nicht bitten, 4.000 Umschläge von Hand zu beschriften. Und wir würden wahrscheinlich auch nicht einfach 1.000 personalisierte Karten selbst von Hand schreiben.

Mit dieser Maschine können wir solche Projekte tatsächlich umsetzen – und bei einer Öffnungsrate von über 60 % sprechen die Ergebnisse für sich.

Wenn Ihr Unternehmen auf Direktmailings, Neukundenansprache, Kundenkommunikation, Empfehlungen, Immobilienmarketing oder andere Bereiche angewiesen ist, in denen eine persönliche Note wichtig ist, gibt es zahlreiche Einsatzmöglichkeiten.

Die Welt wird immer digitaler und automatisierter. Gerade deshalb kann ein echter Stift auf echtem Papier überraschenderweise noch wirkungsvoller werden.

Nach mehr als 10.000 verarbeiteten Sendungen bin ich sehr froh, dass wir uns für die UUNA TEK® iAuto Plus Handschriftmaschine entschieden haben.

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